台湾木桥合棉公司办公应用管理系统:信息整合之道

武汉万兴木桥合绵有限公司是由加拿大木桥合绵公司和台湾全兴国际大武汉万兴汽车零配件制造有限公司合资成立的中外合资企业。投资总额7812万元人民币,注册资本3906.2万元人民币,合资双方各占50%股份。 公司经营范围:汽车座椅用合绵及相关产品的研发、制造、销售和相关产品的进出口业务。 公司现阶段产品机种有:东风本田CR-V、东风本田思域、标致307、东风日产天籁、东风雪铁龙毕加索、奇瑞东方之子、江铃陆风等车型座椅合绵。
 
项目背景
武汉万兴木桥合绵有限公司业务范围广,公司下属机构多,公司的业务数据分析处理工作长期处于繁杂重复、信息滞后的状态,一定程度地影响了公司领导的经营决策速度。为此,公司领导意识到,必须加大科技投入,导入办公应用管理平台,搞好企业内部的信息化建设。通过分析,发现企业需要解决如下问题:
(1)需要日常办公的无纸化和协同办公;
(2)希望实现电子化的文档管理,按权限进行查询和使用,并提供方便的查询手段;
(3)需要实现各种工作流程处理的自动化,并对处理过程实行监控;
(4)利用办公应用管理平台满足远程办公和移动办公的需要;
(5)处理公司的业务系统与办公应用管理平台相结合;
(6)在办公应用管理平台中实现内、外部邮件的整合;
(7)解决不同版本的Lotus Domino之间并存的问题。
为了充分利用现有网络资源,提高公司办公效率,降低管理成本,实现各部门、各岗位、各员工的协同工作,快速有效地处理公司内部的各种工作,同时对企业的各种办公文档进行有效的管理监控,实现公司协同办公的目标,公司决定选用《Topideas办公应用管理平台》。该系统于2007年5月投入运行,运用Topideas办公应用管理平台的工作流管理、协同办公能力及知识管理功能,率先在同行业推行办公自动化。
 
解决方案
经过Topideas软件机构与万兴木业合锦有限公司公司多方研究,确认Topideas办公应用管理平台基本满足该企业要求,并制定如下主要技术实施方案
 
实现远程办公和移动办公 :
由于公司是由加拿大木桥合绵公司和台湾全兴国际大武汉万兴汽车零配件制造有限公司合资成立的中外合资企业,所有的办事处每天都需要和总公司进行数据传输,包括内部邮件、日常工作、报表上传等非常重要的工作。同时由于条件所限,办事处只能通过拨号的形式建立到外理上海分公司的连接。在武汉安装办公应用管理平台之后,如何解决这个问题便成了当务之急。经过仔细的分析、研究,并在征求了外理公司技术人员的意见之后,Topideas采取了以下措施:
(1)每个办事处限于一至两台计算机参与办公应用管理平台,即允许这些计算机与服务器建立连接;
(2)设立专用的拨号服务器,设置Modem池,考虑到同一时间连上服务器的计算机数量有限,利用四条专用电话线路进行连接;
(3)考虑到拨号的速度比较慢,在各个办事处的计算机上建立办公应用管理平台本地副本,充分利用办公应用管理平台的优势,在各个办事处基本实现本地办公,在办事处将文件和数据进行处理,然后通过拨号到服务器处理好的数据传到服务器上,这时办公应用管理平台会自动进行差量复制,此种方式大大节省了实时连接所需的时间,并且解决了线路拥挤和连接速度较慢的问题。
在实施远程办公之后,各办事处与总部的联系变得更加密切,数据传输的安全性、可靠性都有了更好的保证。
 
业务系统与办公应用管理平台结合
在武汉的公司的性质决定了办公应用管理平台系统必然要反映业务系统中所生成的报表。公司的业务系统是基于关系型数据库的,而且通过业务系统处理了大量的相关数据,这些数据最终要通过办公应用管理平台系统平台反映到领导以及决策层的桌面上,从而达到辅助决策以及管理、监控的目的。
(1)由于原有的业务系统基于关系型数据库,系统实时处理大量数据能力和数据计算能力正是其优势所在,因此原始数据的处理过程仍由业务系统完成,办公应用管理平台只是需要利用到数据处理之后所产生的最终结果;
(2)充分利用办公应用管理平台系统的通讯平台优势,通过Topideas办公应用管理平台的通用接口,将业务系统处理的数据结果传送到办公应用管理平台当中,然后生成报表;
(3)在实施工作完成之后,相关部门或领导在需要查询各个时期的报表时,只需选择该时期的报表,统计结果会自动地传到个人的工作桌面上,从而方便领导查询并提供辅助决策;
(4)统计出来的数据仍然显得不够直观,因此在实施过程中,Topideas又另外增加了自动生成智能化图形统计的功能。这样,在查看报表时,数据之间的关系变得更加清晰,数据增长和减少的比例以及各种形式的比较结果一目了然,整合内部和外部邮件。
 
客户收益
实施办公管理信息系统,到目前已覆盖从公司总部到上海分公司、台湾等分支机构,建立了公文、报告审批等的电子化流转和信息发布的协同办公平台,实现了Intranet和Internet互联的电子邮件系统和C/S和B/S相结合的移动办公
 
通过Topideas的努力和万兴木桥合绵的配合办公应用平台终于如期的推出了,并且在日常工作中,给他们带来了想象不到的作用。节约了时间,人力,并且万兴木桥合绵的领导表示此次合作很愉快,希望下次和Topideas再度携手合作。
 
关键词:办公系统、企业OA方案、OA管理软件

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