GREAT公司商务管理平台:内部资源效益的最大化管理

项目背景
    GREAT专业从事进口、国产气动、液压元件销售,并承接相应的工业自动化系统工程的公司。由于公司业务量逐年上升,积累了大量的资料,业务管理混乱。加之近年来外贸竞争非常激烈,公司成本消耗较大,不利于公司的发展。公司经过研究,决定采用Topideas  Business SCM来构建公司内部商务管理平台
 
解决方案
解决方案具体功能特点:
 
1、格瑞特内部信息管理系统基于B/S结构,只要能上网,管理人员可以在任何一个地方通就过internet使用该系统管理公司的业务、分配任务、查询数据、处理业务等。
 
2、严格的流程管理及权限分配功能; 对于业务的处理,由于任何不同的操作者用系统所做的操作不一定相同,为了使员工在使用外贸系统处理务时有一定的规范约束,控制资料的公开等级(例如,客户资料中那一个客户的资料那些人可以看到);也为了系统能够在处理代理业务时尽可能的避免由于人为原因而造成的错误。故严格的业务控制对于企业是非常重要的。
 
3、任务管理功能; 对于管理者而言,可以通过任务管理功能和浏览业务员的跟进记录、以便了解报价单的报价情况、销售合同的具体情况和进度情况。对于业务员而言,即用来记录每一次的单据跟进情况,以便日后查找总结,也可用于管理业务员自身的跟单管理。
 
4、系统提供可用库存,客户订货时,系统相应产品的可用库存量减少,其他业务员再订货时,如果产品的可用库存量不足,则不能订货,避免了发货时库存不足引起的纠纷。 
 
5、每笔单据销售时,自动记录产品的成本和当前的提货价,销售报表可以查看销售成本、报价方案、和销售金额,系统报表支持统计字段,能够设出公司利润。
 6、 权限管理对于外贸公司而言非常重要,也是一个管理软件优秀与否的重要标准。系统的权限管理重要有模块的权限、功能模块(新增功能、编辑功能、打印预览功能等)的权限、单据状态的设定、客户权限(分配客户给业务员)、产品售价及产品进价的权限。
 
客户收益
GREAT公司成功采用Topideas  Business SCM后经认真讨论和总结,发现武汉GREAT公司成功的解决以下4个以前未解决的管理难题:
 
一、以往存在业务流程处理混乱,消耗过多的人力问题。原有的业务流程处理为人工方式处理。业务的处理过多的受到业务人员影响。业务的处理没有一个规范的严密的过程限制,容易出现数据前后不一致的问题,且查找员应不方便。格瑞特公司使用内部信息管理系统后规范了现有的业务处理方式,解决了业务规范的管理问题。
 
二、公司内部数据过多,查找总结非常不方便。经过多年的积累,公司已经积累了大量重要而宝贵的业务信息资料,由于资料过多且混乱,查询时不但费时而且费力,且效果并不好。而且资料容易丢失、受损且无法恢复。更重要的是由于信息流通受到一定程度的限制,数据资料得不到充分的利用,数据资料的查询和利用过程常常受某些因素的影响而造成时间和人力的浪费,甚至因无法及时准确地得到正确的资料而减缓工作效率。格瑞特公司使用内部信息管理系统后已经及时解决了这项难题。
 
三、权限分工不明确,管理不方便;以往管理上存在业务人员权限过大不利于公司内部数据的保密性以及安全性。系统针对这种管理漏洞对功能权限(业务人员可操作的功能的权限)、客户权限(即每个业务人员分配部分操作客户,其他客户此业务人员不能操作)、产品信息参考售价、参考进价以及产品的参考利润权限等加以了严格的控制。
 
四、产品分析难的难题,因为多为人工处理数据,数据的形式分为两种形式存在,其中一部分为书面文档的形式(依照单个合同或者单个客户,单个工厂分类),另有一部分为电子文档的形式(包括Excel,word等)。现在根据格瑞特公司现有的业务上定制开发建立一套内功信息管理系统为公司领导提供了准确的市场分析管理功能,公司管理层可以实时的了解公司内部的管理需求做出科学的决策分析提供了有效的保障。
 
关键词:外贸公司ERP系统、成长型企业进销存软件、SCM供应链管理方案
 

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